Pomoc przy organizacji imprezy firmowej.

Wbrew powszechnym poglądom, organizacja pikniku nie jest wcale łatwym zadaniem, szczególnie jeśli chodzi o oficjalne imprezy, na których będzie bawić się większa ilość osób. Szczególnie w przypadku, kiedy planowana jest impreza firmowa, trzeba przyłożyć uwagę do organizowania i przeprowadzenia, tak aby pozostawić odpowiednie wrażenie na uczestnikach.

Zwyczajowo rozplanowywanie wydarzeń tego typu rozpoczyna się od wymyślenia nazwy, terminu jak i miejsca wydarzenia, a następnie określenia osób organizujących. Inne działania, które trzeba wykonać, to stwierdzenie jaka osoba będzie koordynatorem, jak duży będzie kosztorys wydarzenia i jaka suma pieniędzy potrzebna będzie do jej zorganizowania. Gdy impreza będzie z kimś współrealizowana, wtedy szuka partnera. Po określeniu takich kluczowych spraw, można już zarezerwować lokal, a także starać się o obecność mediów, oczywiście jeśli charakter imprezy jest z tym zgodny. Oprócz tego można starać się o sponsorów, którzy na przykład zasponsorują prezent dla uczestników, czy nagrody w konkursach, jeśli takie będą organizowane. Później, powinno się poprzedzielać osoby do poszczególnych zadań, takich jak kwestie dźwięku, oświetlenia, zaprojektowanie grafiki na ulotki oraz zaproszenia zawiadamiające o evencie. Część ludzi musi zajmować się również kwestiami porządku i techniki.Inne osoby zainicjują kontakt z np. prasą, promocję i reklamę imprezy, jej prowadzenie, oraz uwiecznienie na fotografiach albo filmach. Jeśli wszystko to jest już przedyskutowane, należy wysłać zaproszenia planowanym uczestnikom, ale nie tydzień przed wydarzeniem, jest to ostatni czas. Dalej, jeśli ma się pewność, że wystąpią wszystkie punkty eventu, można przygotować jej scenariusz, z podzieleniem na godziny. Tego typu scenariusz można zamieścić na stronie internetowej imprezy, albo na plakatach jakie będą się znajdować w miejscu eventu.

Gdy wszystko to jest już ukończone, pozostaje jedynie oczekiwać na zrealizowanie imprezy, po której zwykle robi się z tego sprawozdanie. Jak widać profesjonalna impreza wymaga zrobienia sporej liczby zadań, dlatego też wiele osób decyduje, żeby wykonała to zamiast nich agencja eventowa. Wówczas jest się pewnym, że wszystko będzie idealnie – wiadomo że agencje takie zorganizowały niejedną imprezę.

Agencja eventowa organizująca imprezy dla firm – www.powerevents.pl